Quanto custa um sistema sob medida para uma empresa pequena?

Um sistema sob medida na Everest Post Grid é contratado em dois formatos: hospedagem, a partir de R$ 670 por mês, em que a Everest mantém o sistema no ar, atualizado e com manutenção periódica; e venda, em que a empresa compra o sistema, recebe o código e os acessos, e o valor é orçado por projeto. O que faz o valor subir nos dois casos é a quantidade de processos que o sistema cobre, o número de integrações com ferramentas que a empresa já usa e se existe aplicativo além do sistema web.

A escolha entre os dois formatos costuma pesar mais no bolso do que o tamanho do sistema em si. Vale entender a diferença antes de pedir orçamento.

Os dois formatos, lado a lado

Não existe formato melhor em abstrato. Existe o que combina com quem vai conviver com o sistema nos próximos anos.

Qual dos dois serve para a sua empresa

Hospedagem faz sentido quando a empresa não tem ninguém de tecnologia dentro de casa. O sistema custa menos para começar, entra no ar mais rápido e as atualizações, backups e quedas de servidor deixam de ser problema seu. A contrapartida é a mensalidade contínua e a dependência de quem hospeda.

Venda faz sentido quando a empresa já tem equipe própria de TI, quando existe exigência de manter o código internamente, ou quando o sistema é tão central à operação que depender de terceiro incomoda. A contrapartida é o investimento concentrado no início e a responsabilidade de manter tudo funcionando depois.

Uma pergunta prática que resolve a maioria dos casos: se o servidor cair num sábado à noite, quem na sua empresa vai resolver? Se a resposta é "ninguém", hospedagem.

Os quatro fatores que mais movem o valor

Número de processos cobertos. Um sistema que só controla ordens de serviço é um projeto. Um que controla ordens de serviço, estoque, financeiro e comissão de vendedor são quatro projetos que precisam conversar entre si.

Integrações com sistemas de terceiros. Falar com um ERP, um gateway de pagamento ou a API de uma transportadora custa tempo desproporcional ao tamanho da tela que o usuário enxerga. Documentação ruim e ambiente de teste instável são a norma, não a exceção.

Aplicativo além do sistema web. Publicar nas lojas da Apple e do Google adiciona desenvolvimento, processo de revisão e manutenção contínua. Se a equipe usa o sistema no computador, um site responsivo resolve por bem menos.

Quantidade de perfis de usuário. Um sistema onde todo mundo vê tudo é simples. Um sistema onde o vendedor vê só os clientes dele, o gerente vê a equipe e o financeiro vê todo mundo tem regra de permissão em cada tela.

O que não muda o preço tanto quanto se imagina

• A quantidade de telas. Vinte telas parecidas custam menos que cinco telas com regras diferentes. O que dá trabalho é a regra, não o desenho.
• A tecnologia escolhida. A diferença de custo entre linguagens e frameworks modernos é pequena perto da diferença que o escopo faz.
• O visual caprichado. Um sistema bem acabado não custa muito mais que um feio, desde que o padrão visual seja definido no começo e não refeito no meio.

Como reduzir o custo do primeiro projeto

Comece pelo processo que mais custa tempo hoje. Não pelo mais bonito de mostrar, nem pelo que parece mais estratégico. Pelo que consome horas de alguém toda semana. O retorno aparece rápido e financia a etapa seguinte.

Aceite uma primeira versão incompleta. Entregamos em ciclos de duas semanas justamente para que a empresa comece a usar antes do sistema estar completo. Usar cedo muda o escopo do que vem depois — e quase sempre para menos, porque parte do que foi pedido no início se revela desnecessária no uso real.

Deixe as integrações para o segundo ciclo. Se der para começar com importação de planilha em vez de integração automática, o primeiro projeto sai mais barato e você descobre se a integração era mesmo necessária.

Tenha uma pessoa disponível para responder dúvidas. Projeto que trava esperando resposta custa mais caro, porque retomar contexto perdido é retrabalho.

Quando não vale a pena fazer sob medida

Vale dizer com honestidade onde o software pronto ganha:

• Processos padronizados por lei ou por mercado, como emissão de nota fiscal, folha de pagamento e contabilidade. Já existe solução madura e barata, e construir do zero é desperdício.
• Volume baixo. Se o processo acontece três vezes por mês, a planilha provavelmente está resolvendo bem.
• Empresa sem ninguém para manter os dados. Sistema sob medida devolve exatamente o que você coloca nele. Sem alguém responsável por manter o cadastro em dia, ele vira um depósito de dado velho em poucos meses.

A pergunta que separa os dois casos é simples: o seu processo é diferente do processo de todo mundo, e essa diferença é o que faz a empresa funcionar? Se for, encaixar a operação num software genérico custa mais caro do que parece — normalmente na forma de uma planilha paralela que alguém mantém escondida porque o sistema oficial não dá conta.

O que ter em mãos para pedir um orçamento

Para receber um número que signifique alguma coisa, e não um chute, tenha pronto:

1. Qual processo específico você quer resolver primeiro
2. Quantas pessoas vão usar o sistema e em quais funções
3. Quais sistemas já existem na empresa e precisam conversar com o novo
4. Se o uso é no computador, no celular, ou nos dois
5. O que acontece hoje quando esse processo dá errado

Com essas cinco respostas dá para fechar um escopo em uma ou duas semanas e apresentar um valor firme, em vez de uma estimativa larga.

Prazo até estar funcionando

A primeira versão utilizável fica pronta no primeiro mês. O diagnóstico e o escopo levam de uma a duas semanas, e a partir daí a construção é incremental, com entregas a cada duas semanas em vez de um único lançamento no final. Projetos que envolvem aplicativo publicado nas lojas levam mais, porque a análise da Apple e do Google acrescenta de alguns dias a duas semanas que não dependem de nós.

A Everest Post Grid atende presencialmente Itupeva, Jundiaí, Vinhedo e Cabreúva, e remotamente empresas de qualquer região do país.